CÁC LOẠI HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
CỦA ĐOÀN KHOA VÀ CHI ĐOÀN
A. ĐOÀN KHOA
1. Sổ ghi biên bản cuộc họp của Ban Chấp hành Đoàn khoa
Một quyển sổ lớn, ghi biên bản tất cả các cuộc họp qua nhiều năm.
2. Sổ theo dõi Đoàn phí
Thu: theo dõi nộp Đoàn phí của tất cả các chi đoàn.
Chi: chi cho hoạt động phong trào Đoàn từ đoàn phí.
3. Sổ quản lý các loại văn bản đến và đi (có mẫu, có thể mua tại nhà sách)
Các loại văn bản đến và đi phải được phân ra cụ thể 2 mục:
- Văn bản đến:
Tất cả các loại văn bản mà Đoàn cấp trên triển khai tới Đoàn khoa.
Ghi cụ thể: Tên văn bản (công văn, thông tri, thông báo...), số của văn bản, ngày ban hành của văn bản đó, ngày nhận văn bản, tên người ký phát hành văn bản...
- Văn bản đi:
Tất cả các loại văn bản mà Đoàn khoa triển khai tới các Chi đoàn.
Ghi cụ thể: Tên văn bản (công văn, thông tri, thông báo...), số của văn bản, ngày ban hành của văn bản đó, ngày nhận văn bản, tên người ký phát hành văn bản...
4. Sổ quản lý danh sách đoàn viên, kết nạp đoàn viên mới
Ghi cụ thể Tổng số đoàn viên, nam, nữ, dân tộc, tôn giáo, ngày vào đoàn, nơi vào đoàn,…
5. Sổ đăng ký thi đua khen thưởng và theo dõi thi đua khen thưởng; kỷ luật
Tất cả các phong trào thi đua của các Chi đoàn được ghi rõ trong sổ: vi phạm quy chế thi, tham gia phong trào bóng đá, bóng chuyền, nộp đoàn phí, nộp các quỹ khác...
B. CHI ĐOÀN
1. Sổ ghi biên bản cuộc họp Ban Chấp hành và sinh hoạt Chi đoàn
Một quyển sổ lớn, ghi biên bản tất cả các cuộc họp qua nhiều năm.
2. Sổ Chi đoàn (theo mẫu thống nhất của Trung ương và phải mua tại VP Đoàn)
Dùng để theo dõi: danh sách đoàn viên, danh sách thanh niên, thu nộp Đoàn phí, chuyển đến, chuyển đi của đoàn viên, đoàn viên mới kết nạp, kết quả phân loại đoàn viên hàng năm... thu chi đoàn phí.
3. Sổ quản lý các loại văn bản đến (có mẫu, có thể mua tại nhà sách)
Tất cả các loại văn bản mà Đoàn cấp trên triển khai tới Chi đoàn.
Ghi cụ thể: Tên văn bản (công văn, thông tri, thông báo...), số của văn bản, ngày ban hành của văn bản đó, ngày nhận văn bản, tên người ký phát hành văn bản...
4. Sổ theo dõi thẻ Đoàn viên
Theo dõi danh sách đoàn viên đã được cấp thẻ, mất thẻ, cấp lại thẻ.
5. Sổ đăng ký thi đua khen thưởng và kỷ luật
Tất cả các phong trào thi đua của từng đoàn viên được ghi rõ trong sổ: vi phạm quy chế thi, tham gia phong trào bóng đá, bóng chuyền, nộp đoàn phí, nộp các quỹ khác...
Đây chính là cơ sở cho xếp loại đoàn viên hàng năm.
C. BIÊN BẢN
Mẫu Biên bản các cuộc họp thông thường
Biên bản này thường được ghi trong Sổ chi đoàn và có nhiều nội dung khác nhau: họp bình bầu thi đua, triển khai công việc... thường có dạng chung như sau:
ĐOÀN KHOA........................ ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
CHI ĐOÀN............................ Đắk Lắk,, ngày tháng năm 2016
***
BIÊN BẢN HỌP
Ghi nội dung cuộc họp
- Thời gian họp: giờ, ngày… tháng … năm 2016
- Địa điểm họp:
- Chủ trì:
- Thành phần tham dự: tổng số: có mặt: vắng:
- Vắng có lý do:
- Nội dung cuộc họp: nêu nội dung cụ thể
Diễn biến chương trình cuộc họp:
1. Chủ trì cuộc họp nêu nội dung cuộc họp, các tiêu chí xét nếu có...
2. Thảo luận nội dung cần họp
3. Kết luận
4. Biểu quyết:
Cuộc họp kết thúc vào lúc giờ ngày tháng năm 2016, sau khi đã thông qua biên bản trước toàn thể các thành viên dự họp./.
Chủ toạ Thư ký
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN
- Ổn định tổ chức
- Chào cờ (hát Quốc ca và Đoàn ca).
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
- Bầu đoàn Chủ tịch, thư ký đoàn (biểu quyết).
- Công bố chương trình Đại hội.
- Báo cáo tổng kết và phương hướng.
- Đoàn cấp trên phát biểu chỉ đạo.
- Thảo luận bản tổng kết và phương hướng.
- Ban Chấp hành cũ kiểm điểm và từ chức.
- Giới thiệu nhân sự Ban Chấp hành mới (thảo luận).
- Giới thiệu Ban bầu cử và thông qua thể lệ bầu cử.
- Bầu Ban Chấp hành mới.
- Công bố kết quả kiểm phiếu.
- Ban Chấp hành mới ra mắt nhận nhiệm vụ.
- Trao các phần thưởng thi đua (nếu có).
- Thông qua Nghị quyết Đại hội.
- Bế mạc.
(Nên có chương trình văn nghệ xen kẽ chào mừng).
- Sau đó, Ban Chấp hành mới họp phiên đầu tiên và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, ghi biên bản.
- Sau Đại hội, hồ sơ gửi lên Đoàn cấp trên để chuẩn y gồm 5 loại: (có thể đóng thành 01 tập theo thứ tự sau)
+ Chương trình đại hội
+ Biên bản chi tiết đại hội (Biên bản Đại hội).
+ Biên bản phân công nhiệm vụ.
+ Biên bản kiểm phiếu.
+ Báo cáo tổng kết và phương hướng.
+ Dánh sách đề cử nhân sự tham gia vào BCH Đoàn khoa, BCH Đoàn trường nhiệm kỳ 2017-2019.
MẪU BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU
ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
CHI ĐOÀN......................... Đắk Lắk, ngày tháng năm 2023
NHIỆM KỲ 2022-2023
***
BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU
- Hôm nay vào lúc……….giờ….….., ngày tháng năm 2023
- Địa điểm: …….
- Thành phần:…….
- Nội dung: Đại hội Đoàn TNCSHCM Chi đoàn ............................... tiến hành bầu Ban Chấp hành Chi đoàn năm học …………..
Được sự tín nhiệm của Đại hội, Ban Kiểm phiếu chúng tôi gồm có:
1. .............................................................................Trưởng ban
2. ..............................................................................Phó ban.
3................................................................................Thư ký
Tiến hành làm công tác bầu cử, bầu Ban Chấp hành Chi đoàn năm học ……….
Danh sách bầu cử được Đại hội thống nhất biểu quyết thông qua để bầu vào Ban Chấp hành gồm….....đồng chí có tên sau:
1. Đ/c:……………........................................................………………
2. Đ/c:…………………………………...............................…………………………
3. Đ/c:…………………………………...............................…………………………
4. Đ/c:………………………………...............................…………………………… 5. Đ/c:………………………………...............................……………………………
Đại hội tiến hành bầu cử chọn ........ đồng chí vào Ban Chấp hành Chi đoàn năm học ………., với kết quả kiểm phiếu như sau:
- Tổng số phiếu phát ra............................phiếu
- Tổng số phiếu thu vào...........................phiếu
- Tổng số phiếu hợp lệ.............................phiếu
- Tổng số phiếu không hợp lệ..................phiếu
Sau một thời gian, Ban Kiểm phiếu chúng tôi làm việc khẩn trương, nghiêm túc, khách quan và đúng nguyên tắc Điều lệ Đoàn quy định, kết quả kiểm phiếu như sau:
1. Đ/c:..................................................đạt......../............phiếu
2. Đ/c:..................................................đạt......../............phiếu
3. Đ/c:..................................................đạt......../............phiếu
4. Đ/c:..................................................đạt......../............phiếu
5. Đ/c:..................................................đạt......../............phiếu
Căn cứ vào Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và kết quả bầu cử ở trên, ..... đồng chí có tên sau đây trúng cử vào Ban Chấp hành Chi đoàn năm học ………….., xếp theo thứ tự người có số phiếu tín nhiệm từ cao xuống thấp:
1. Đ/c:............................................................
2. Đ/c:............................................................
3. Đ/c:............................................................
Biên bản kết thúc vào lúc.........giờ.........ngày tháng năm 2023 và được thông qua trước toàn thể Đại hội./.
T/M CHỦ TỊCH ĐOÀN T/M BAN KIỂM PHIẾU
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
MẪU BIÊN BẢN ĐẠI HỘI
ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
CHI ĐOÀN......................... Đắk Lắk, ngày tháng năm 2023
NHIỆM KỲ 2022-2023
***
BIÊN BẢN ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN
- Đại hội Chi đoàn ....................................... năm học ...... đã họp ngày tháng năm 2023.
- Đại hội có mặt:........... đại biểu (đoàn viên) trên tổng số ..........đại biểu (đoàn viên) được triệu tập.
- Khách mời gồm có...............đồng chí:
- Ban Chủ nhiệm khoa.
- Cố vấn học tập.
- Đoàn khoa.
- Các chi đoàn khác.
Đại hội bầu đoàn chủ tịch gồm các đồng chí:
1. Đ/c:............................................................
2. Đ/c:............................................................
3. Đ/c:............................................................
Thư ký Đại hội gồm các đồng chí:
1. Đ/c:............................................................
2. Đ/c:............................................................
I. Đại hội đã nghe báo cáo tổng kết nhiệm kỳ qua và phương hướng công tác nhiệm kỳ tới do đồng chí Bí thư chi đoàn năm học ……. trình bày trước Đại hội.
- Về tổng kết nhiệm kỳ vừa qua, có.......đồng chí phát biểu ý kiến, với các nội dung như sau (tóm tắt từng loại ý kiến).
- Về phương hướng, nhiệm vụ nhiệm kỳ tới, có.......đồng chí phát biểu ý kiến, với các nội dung như sau (tóm tắt từng loại ý kiến).
- Đại hội đã biểu quyết các vấn đề sau: (từng vấn đề ghi rõ số phiếu hoặc tỷ lệ số phiếu biểu quyết tán thành tại Đại hội).
II. Đại hội đã bầu BCH Chi đoàn năm học ……
- Đại hội quyết định BCH năm học …… là ...... đồng chí.
- Danh sách ứng cử, đề cử được Đại hội thông qua gồm ...... đồng chí:
|
1. |
Đ/c |
|
|
2. |
Đ/c |
|
|
3. |
Đ/c |
|
|
4. |
Đ/c |
|
|
5. |
Đ/c |
|
- Đại hội biểu quyết danh sách Ban Kiểm phiếu do Chủ tịch đoàn đề nghị gồm các đồng chí:
1. .............................................................................Trưởng ban
2. ..............................................................................Phó ban.
3................................................................................Thư ký
- Tình hình bầu cử:
+ Số phiếu phát ra........;
+ Số phiếu thu vào..........;
+ Số phiếu hợp lệ...;
+ Số phiếu không hợp lệ do.......
- Kết quả bầu cử do Ban kiểm phiếu công bố:
|
STT |
Họ và tên |
Số phiếu bầu/ tổng số phiếu hợp lệ |
|
1. |
|
|
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
|
4. |
|
|
|
5. |
|
|
- Căn cứ vào Điều 9, Điều lệ Đoàn, những đồng chí sau đây trúng cử vào Ban chấp hành Chi đoàn năm học ……..:
1. Đ/c........................................................
2. Đ/c:.......................................................
3. Đ/c:.......................................................
(họ và tên, xếp theo thứ tự theo số phiếu bầu từ cao xuống thấp):
III. Đại hội bầu đại biểu đi dự Đại hội Đoàn cấp trên và giới thiệu nhân sự vào BCH Đoàn khoa và BCH Đoàn trường nhiệm kỳ 2024-2027
- Căn cứ vào Điều 3, Điều lệ Đoàn, Đại hội tiến hành bầu đại biểu đi dự Đại hội Đoàn cấp trên, cụ thể:
1. Đ/c........................................................
2. Đ/c:.......................................................
3. Đ/c:.......................................................
Biểu quyết: 100% đồng ý.
- Căn cứ vào khả năng, năng lực làm việc của đoàn viên. Đại hội đã giới thiệu các đồng chí có tên sau tham gia bầu cử vào BCH Đoàn khoa và BCH Đoàn trường, cụ thể:
1. Đ/c........................................................
2. Đ/c:.......................................................
3. Đ/c:.......................................................
Biểu quyết: 100% đồng ý.
IV. Đại hội đã thông qua Nghị quyết Đại hội với.............đại biểu tán thành và .............đại biểu không tán thành (có văn bản kèm theo).
Đại hội bế mạc vào lúc........giờ....., ngày tháng năm 2023./.
T/M THƯ KÝ T/M CHỦ TỊCH ĐOÀN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
MẪU BIÊN BẢN HỌP PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
CHI ĐOÀN......................... Đắk Lắk, ngày tháng năm 2023
NHIỆM KỲ 2016-2017
***
BIÊN BẢN HỌP
Bầu các chức danh của BCH Chi đoàn
- Thời gian họp: giờ, ngày… tháng …năm 2023
- Địa điểm họp:
- Chủ trì: Người có chức danh cao nhất của BCH cũ còn trúng cử vào BCH Chi đoàn khoá mới điều hành. Nếu không có thì đại diện Đoàn khoa hay Giáo viên chủ nhiệm sẽ điều hành.
- Thành phần tham dự: tổng số: có mặt: vắng:
- Vắng có lý do:
- Nội dung cuộc họp: Bầu các chức danh của BCH Chi đoàn
Diễn biến chương trình cuộc họp:
1. Chủ trì cuộc họp nêu nội dung cuộc họp, các tiêu chí xét nếu có...
2. Thảo luận
Thảo luận về các tiêu chí cho các chức danh: Bí thư, Phó Bí thư
Thảo luận về số lượng cho chức danh Phó Bí thư, uỷ viên.
- Số chức danh.
- Số danh sách đưa ra để bầu các chức danh.
3. Ứng cử và đề cử
- Ứng cử.
- Đề cử.
Chốt danh sách ứng cử hay đề cử.
4. Thành lập Ban kiểm phiếu
Ban Kiểm phiếu gồm những người không có trong danh sách tham gia bầu các chức danh BCH Chi đoàn khoá mới.
5. Thứ tự bầu các chức danh như sau:
5.1- Bầu chức danh Bí thư.
Kết quả kiểm phiếu:
Số phiếu phát ra:
Số phiếu thu vào:
Số phiếu hợp lệ:
Số phiếu không hợp lệ:
Kết quả bỏ phiếu: tên từng cá nhân và số phiếu đạt được.
5.2- Bầu chức danh Phó bí thư.
Kết quả kiểm phiếu:
Số phiếu phát ra:
Số phiếu thu vào:
Số phiếu hợp lệ:
Số phiếu không hợp lệ:
Kết quả bỏ phiếu: tên từng cá nhân và số phiếu đạt được.
6. Kết luận
Chức danh Bí thư:................................................
Chức danh Phó Bí thư:...........................................
Ủy viên:……………………………………..
Cuộc họp kết thúc vào lúc giờ ngày tháng năm 2023, sau khi đã thông qua biên bản trước toàn thể các thành viên dự họp./.
Chủ tọa Thư ký
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
